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“Aprova o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio do Município de Santa Bárbara d’Oeste, conforme especifica.”

RAFAEL PIOVEZAN, Prefeito Municipal de Santa Bárbara d'Oeste, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei;

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO o que dispõe na Lei Federal n º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências;

CONSIDERANDO os trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instituída pelo Decreto nº 6.312 de 09 de janeiro de 2.014;

CONSIDERANDO a produção documental do Município Santa Bárbara d’Oeste e a necessidade de realizar-se a classificação e avaliação dos documentos de acordo com seu valor primário e secundário, salvaguardando os de caráter permanente;

CONSIDERANDO o que consta no Memorando 2.898/2025,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Município de Santa Bárbara d’Oeste, constante do Anexo I, que faz parte integrante deste Decreto, como modelo a ser adotado nos órgãos da Administração Pública Municipal.

Art. 2º Fica aprovada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Administração Pública do Município de Santa Bárbara d’Oeste, das Atividade-meio, como modelo a ser adotado nos órgãos da Administração Pública Municipal constante do Anexo II, que faz parte integrante deste Decreto.

Parágrafo único. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos aplicará, em suas respectivas áreas de atuação, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Administração Pública Municipal, aprovados por este Decreto.

CAPÍTULO I
 

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E DA TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 3º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção.

Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

Art. 4º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental que define prazos de guarda e destinação de cada tipo documental, referindo-se à representação gráfica do plano de classificação de documentos, configurando-se em instrumentos complementares de gestão documental.

Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos e a decisão sobre os períodos de tempo em que necessitam permanecer em cada fase ou idade documental.

CAPÍTULO II

DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 5º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Listagem de Eliminação de Documentos”, primeiro passo para relacionar os documentos a serem eliminados, conforme modelo constante no Anexo III, parte integrante deste decreto.

Art. 6º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, em decorrência da aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, fará publicar no Diário Oficial do Município os “Editais de Ciência de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante no Anexo IV, parte integrante deste decreto.

§ 1º O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” tem por objetivo conferir publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados, conforme Listagem de Eliminação e sobre o órgão por eles responsável.

§ 2º O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Art. 7º O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminação de Documentos”, preenchido conforme modelo constante no Anexo V, parte integrante deste decreto.

Parágrafo único. Uma cópia de cada “Termo de Eliminação de Documentos” será encaminhada ao Arquivo Público do Município para guarda permanente, a consolidação de dados, bem como a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.

CAPÍTULO III

DA GUARDA PERMANENTE DOS DOCUMENTOS

Art. 8º São considerados documentos de guarda permanente os indicados na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que serão definitivamente preservados.

Art. 9º Os documentos de guarda permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo do Município, deverão estar classificados, avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e digitalizados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades detentores dos documentos a serem recolhidos poderão solicitar orientação técnica ao Arquivo Público Municipal para a realização dessas atividades.

Art. 10 O Arquivo Público Municipal poderá, a qualquer momento, solicitar orientação técnica junto ao Arquivo Público do Estado de São Paulo, que é o órgão responsável pela assistência aos municípios para os procedimentos de implantação e políticas de gestão arquivística.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 11 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 1991 e da seção IV, do Capítulo V, da Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

Art. 12 A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública na sua esfera de competência, conforme art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

Art. 13 Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio, da Prefeitura Municipal de Santa Bárbara d’Oeste, será realizada mediante autorização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 14 As disposições deste Decreto aplicam-se a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Prefeitura Municipal de Santa Bárbara d’Oeste, independente do seu suporte.

Art. 15 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Santa Bárbara d'Oeste, 29 de abril de 2.025.

RAFAEL PIOVEZAN

Prefeito Municipal